Mua Quà Tặng Khách Hàng Có Phải Xuất Hóa Đơn Không?

Mua quà tặng khách hàng có phải xuất hóa đơn không? Và câu trả lời là có và bắt buộc phải xuất hóa đơn dù quà tặng không thu tiền. Việc không xuất hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy định mới nhất, cách xử lý hóa đơn, hạch toán và các lưu ý để doanh nghiệp tuân thủ mà vẫn tối ưu chi phí.

Quy định pháp luật về việc xuất hóa đơn quà tặng khách hàng

Quà tặng khách hàng thuộc trường hợp “hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng” nên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn và thuế GTGT.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Khoản 1 Điều 4 quy định rõ: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn cho người mua, bao gồm cả trường hợp dùng để cho, biếu, tặng. Thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa (trao quà), không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu quà tặng thuộc chương trình khuyến mại hợp pháp hoặc biếu tặng phù hợp quy định, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết (tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền).

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản liên quan

Giá tính thuế GTGT đối với quà tặng là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm biếu tặng. Thuế GTGT đầu vào của hàng mua để tặng được khấu trừ nếu phục vụ sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT. Quà tặng không thu tiền có được miễn xuất hóa đơn? Không, bắt buộc phải xuất. Không xuất hóa đơn sẽ bị phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng (điểm b khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Hướng dẫn cách viết hóa đơn quà tặng khách hàng đúng chuẩn

Hóa đơn quà tặng phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu như hóa đơn bán hàng thông thường.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

• Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng.
• Đơn giá: Giá thị trường hoặc giá cùng loại/tương đương (không ghi 0 đồng).
• Thành tiền, thuế suất GTGT (thường 10%), tiền thuế GTGT.

Cách ghi dòng thuế suất và tiền thuế

Quà tặng chịu thuế GTGT đầu ra bình thường (không miễn). Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có hóa đơn hợp lệ và phục vụ kinh doanh.

Lưu ý về thông tin người mua

Nếu khách hàng không cung cấp thông tin hoặc không lấy hóa đơn:

• Lập hóa đơn với thông tin “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc để trống phần người mua (nếu hệ thống cho phép).
• Cuối ngày lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê danh sách khách hàng nhận quà (có chữ ký nhận nếu có).

Điều kiện để chi phí quà tặng được tính là chi phí hợp lệ

Chi phí mua quà tặng khách hàng được trừ 100% khi tính thuế TNDN (không còn khống chế 15% như trước đây), nếu đáp ứng:

• Phục vụ sản xuất kinh doanh (tri ân, quảng bá thương hiệu).
• Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ (hóa đơn đầu vào, đầu ra, biên bản giao nhận quà tặng).
• Thanh toán không dùng tiền mặt nếu hóa đơn ≥ 20 triệu đồng.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đầy đủ.

Các trường hợp đặc biệt thường gặp

Quà tặng dưới 200.000 đồng: Có được lập bảng kê không?

Có, vẫn phải xuất hóa đơn (không còn quy định miễn dưới 200k như trước). Có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày kèm bảng kê.

Quà tặng là Voucher, Thẻ quà tặng (Gift Card)

Xuất hóa đơn như dịch vụ, giá tính thuế là giá trị voucher. Nếu voucher từ đối tác (PNJ, Minh Long, Annam Gourmet, VinID, Highland Coffee), cần hóa đơn đầu vào hợp lệ.

Tặng quà trong các chương trình khuyến mại đã đăng ký Bộ Công Thương

Giá tính thuế GTGT = 0 nếu đúng quy định thương mại. Nếu không đăng ký, tính như biếu tặng thông thường.

Hướng dẫn hạch toán quà tặng khách hàng cho kế toán

Hạch toán bên tặng (Doanh nghiệp)

• Khi mua quà: Nợ 152/156/641 (chi phí), Nợ 133 (GTGT), Có 111/112/331.
• Khi tặng: Nợ 641 (chi phí bán hàng), Có 152/156; Đồng thời Nợ 3331 (GTGT đầu ra), Có 511 (doanh thu tượng trưng, sau bù trừ).

Hạch toán bên nhận (Nếu là doanh nghiệp)

Nợ 156/642, Có 711 (thu nhập khác).

5 Lưu ý “vàng” để tránh rủi ro khi thanh tra thuế

1. Sự nhất quán giữa đầu vào và đầu ra: Hóa đơn đầu vào phải hợp lệ, đầu ra phải xuất đúng thời điểm.
2. Hồ sơ chứng minh mục đích tặng quà: Biên bản giao nhận, danh sách khách hàng, liên hệ với hoạt động kinh doanh.
3. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao quà tặng: Ghi rõ giá trị, lý do tặng để chứng minh chi phí hợp lý.
4. Không ghi giá 0 đồng: Phải ghi giá thị trường để tránh bị loại chi phí.
5. Lưu trữ đầy đủ: Hóa đơn, bảng kê, biên bản ít nhất 10 năm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Mua bánh trung thu tặng khách hàng có được khấu trừ thuế không? Có, nếu có hóa đơn đầy đủ và xuất hóa đơn đầu ra đúng quy định.
• Tặng quà cho khách hàng nước ngoài có cần xuất hóa đơn tiếng Anh? Có thể xuất song ngữ, nhưng hóa đơn chính thức theo mẫu Việt Nam. Thuế GTGT vẫn áp dụng nếu giao hàng tại Việt Nam.
• Không xuất hóa đơn quà tặng bị phạt bao nhiêu tiền? Từ 500.000 – 1.500.000 đồng, có thể truy thu thuế và phạt chậm nộp.
• Quà tặng kèm khi mua hàng hóa chính có phải xuất hóa đơn riêng? Không, nếu thuộc khuyến mại hợp pháp thì ghi chung hóa đơn hoặc tổng hợp.

Tóm tắt quy trình: Mua quà → Có hóa đơn đầu vào → Xuất hóa đơn đầu ra (dù không thu tiền) → Hạch toán chi phí → Khấu trừ thuế. Việc tuân thủ đúng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, tối ưu thuế TNDN và GTGT.

Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị quà tặng cuối năm, hãy chọn Quà Tặng Doanh Nghiệp HT để đảm bảo chất lượng và hóa đơn hợp lệ. Liên hệ chuyên gia thuế để được tư vấn cụ thể!

=> Xem thêm: 3 Ngày Tết Nên Làm Gì? Gợi Ý Hoạt Động Ý Nghĩa Đầu Năm

Trần Văn Thoả

Tôi là Trần Văn Thoả là người nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh thiết kế sản xuất và in ấn quà tặng doanh nghiệp. Đã giúp cho nhiều doanh nghiệp trong việc nâng cao giá trị thương hiệu của mình thu hút nhiều khách hàng tiềm năng. Với những sản phẩm quà tặng in logo thương hiệu chất lượng, giá thành hợp lý với nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Bài viết liên quan